Dijital servis formu, yapılan işi cihaz kimliği, işlem bilgileri ve onaylarla birlikte saklayan kayıttır. Jeneratör bakımında kâğıdın fotoğrafını çekmekten daha düzenli bir akış kurulabilir: teknisyen bilgileri sahada girer, fotoğraflar aynı kayda bağlanır ve tamamlanan belge PDF olarak paylaşılır.
Bir servis formunda hangi bilgiler bulunmalı?
Kayıt önce doğru müşteri, tesis ve jeneratörle ilişkilendirilmelidir. Cihaz kodu, marka, model ve seri numarası benzer jeneratörleri ayırmaya yardımcı olur. Servis tipi, güncel çalışma saati, teknisyen, yapılan işler ve kullanılan malzemeler işlemin içeriğini açıklar.
Jenax’ta QR etiketi okutularak veya envanterden seçim yapılarak ilgili cihaz açılır. Formun içindeki açıklamalar yalnız “bakım yapıldı” gibi genel bir ifadeyle bırakılmamalıdır. Yapılan iş ile gözlem ve öneri birbirinden anlaşılabilir biçimde yazılmalıdır. Üreticinin bakım dokümanları ve firmanın teknik prosedürleri, sahada hangi işlemlerin yapılacağını belirler; yazılım bir onarım talimatı değildir.
- Cihaz
- Örnek tesisin jeneratör kaydı
- İşlem
- Yapılan iş, gözlem ve kullanılan malzeme
- Belge
- Fotoğraflar, imzalar ve tamamlanan PDF
Kontrol sonuçları ve fotoğraflar ne işe yarar?
Kontrol alanları gerçekten yapılan incelemeye göre doldurulmalıdır. Uygulamada görünen başlangıç değerleri, cihazın kontrol edildiğinin kanıtı değildir. İncelenmeyen bir alanın sonucu da bunu doğru şekilde yansıtmalıdır. Bu yaklaşım, sonraki teknisyenin formu yanlış yorumlamasını önlemeye yardımcı olur.
Fotoğraflar cihazın durumu veya yapılan işlemin anlaşılmasını destekler. Görsel, doğru servis kaydına eklenmeli ve açıklamayla birlikte değerlendirilmelidir. Kullanılan malzeme, işçilik, indirim ve KDV gibi alanların imza öncesinde gözden geçirilmesi, belgenin sonradan yeniden hazırlanması ihtiyacını azaltır.
Sahada ve uzaktan imza aynı belgeyi nasıl tamamlar?
Jenax servis akışında teknisyen ve yönetim imzaları aynı servis belgesiyle ilişkilidir. Teknisyen imzasının ardından bekleyen yönetim onayı, ilgili belge için oluşturulan bağlantıyla uzaktan tamamlanabilir. Bağlantıyı açan kişi o belgeyi inceler; bu işlem genel bir müşteri portalına erişim sağlamaz.
İmza öncesinde cihaz bilgileri, açıklamalar, görseller ve ücretler birlikte kontrol edilmelidir. İmzalanan içeriğin değiştirilmesi yeni değerlendirme ve imza gerektirir. Gerekli düzeltmeler yeni sürüm üzerinden yürütülerek önceki belgenin korunması sağlanır. Ekranda parmak veya kalemle çizilen bu imza, nitelikli elektronik imza hizmeti olarak sunulmaz.
PDF hazırlama ve e-posta gönderme ayrı işlemlerdir
Tamamlanan servis, PDF olarak indirilebilir veya cihazın desteklediği dosya paylaşım seçenekleriyle paylaşılabilir. Belgeyi paylaşmadan önce kaydın ve görsellerinin sunucuya aktarımının tamamlanmış olması gerekir. Aktarım veya belge hazırlama hatası varsa önce bu durum giderilmelidir.
Firma hesabından otomatik servis e-postası gönderimi için firmanın etkin ve doğru yapılandırılmış SMTP gönderim hesabı gerekir. SMTP bulunmuyorsa e-posta gönderilmeden kuyrukta bekler. Sunucunun e-postayı kabul etmesi, alıcının gelen kutusuna ulaştığı veya okuduğu anlamına gelmez. PDF dosyasını indirme ve elle paylaşma akışı bu e-posta ayarından ayrıdır.
Çevrimdışı taslak ve teklif kaydı nasıl ayrılır?
Uygulama kaynakları ve gerekli kayıtlar cihaza önceden indirilmişse, bağlantı kesildiğinde servis taslağına devam edilebilir. İnternet geldiğinde uygulama açıkken veya tekrar açıldığında değişiklikler aktarılır. Tamamen kapalı uygulamanın arka planda aktarım yapacağı varsayılmamalıdır; uzaktan imza ve sunucuda PDF hazırlama için bağlantı gerekir.
Teklif ise servisten ayrı bir akıştır. Jenax’ta işin kapsamı, malzeme, işçilik ve ödeme koşulları teklif olarak hazırlanabilir; müşteri bağlantıdan inceleyip dijital imzasıyla onaylayabilir. Bu teklif kaydı, tamamlanmış servis veya fatura yerine geçmez. Ayrı kayıtlar, teklif edilen iş ile sahada yapılan işi birbirine karıştırmadan izlemeyi sağlar.
Kaynaklar ve kapsam
Teknik açıklamalar için üreticilerin aşağıdaki kaynakları kullanılmıştır. Jenax’a ilişkin bölümler ürünün mevcut iş akışını anlatır. Her cihazın kendi üretici dokümanı ve firmanızın servis prosedürü esas alınmalıdır.